Défi des équipes en croissance : comment éviter les tensions inter-équipes et favoriser la collaboration ? Le Guide.

Une entreprise en croissance vit bien souvent des tensions entre ses équipes.

Dans cet article, vous trouverez un guide pour dénouer ces tensions avant qu'elles ne se transforment en conflits.

La grande majorité des équipes en croissance passent ou vont passer par des problématiques de “tensions inter-équipes” au cours de leur développement.

L’organisation passe d’une équipe à plusieurs équipes, les rôles se spécialisent et se concentrent autour de pôles. On ne sait plus exactement ce qui se passe dans chaque équipe ni exactement quel est le rôle de chaque personne. Pourtant, le besoin de synchronisation et de collaboration reste toujours aussi fort pour être capable de délivrer l’ambition collective.

On se rend alors compte de l’émergence de conflits ou de tensions entre des équipes qui, pour leur bon fonctionnement, ont des attentes vis-à-vis d’autres équipes.

Quelle boîte n’a jamais vécu les problématiques suivantes ? 

• Des tensions entre le produit et le sales sur les informations que l’on peut communiquer au client ou non
• Des frustrations vis-à-vis de l’arbitrage de nouvelles features plutôt que de s’occuper de la dette technique
• Des négociations rudes et rarement comprises entre les besoins marketing d’un produit en émergence et les besoins du reste de l’organisation

Les tensions ci-dessus peuvent au fur et à mesure se muer en conflits entre des personnes au sein des équipes et favoriser le renforcement de silos au sein de l’organisation.

Vient s’ajouter à ce phénomène :

• Chaque pôle qui se retrouve avec des objectifs très orientés sur son expertise mais pas sur le succès des autres équipes
• Peu de compréhension du rôle des autres, pas particulièrement de lien interpersonnels entre les représentants de chaque équipe
• Des processus souvent réalisés en chambre dans l’un des deux pôles mais pas de concert

Il est donc important pour les organisations en croissance d’être rigoureuses dans l’analyse et le suivi de ces problématiques tout au long de leur vie.

Pour vous aider dans cette démarche, nous vous proposons ci-dessous, un outil accompagné d’un processus permettant de poser des bases saines et d’éviter les écueils exprimés ci-dessus.

LE GUIDE POUR GERER LES TENSIONS INTER-EQUIPES

⚠️ Pré-requis : Avoir défini les responsabilités de l’équipe et des rôles au sein de l’équipe. Une responsabilité c’est une attente qu’à l’organisation vis-à-vis d’un rôle ou d’une équipe pour que celle-ci soit fonctionnelle.

Exemple : l’équipe est garante de la mise à jour en continue et de la communication associée à la roadmap.

Étape 1 : Poser ses attentes

Demander à chaque représentant d’équipe (Lead, Head of, C-level) de poser les différentes attentes qu’il a vis-à-vis des différents pôles ou rôles dans l’organisation.

Une attente se formule de cette façon :

• Typologie d’attente → Quelle est la nature de mon attente ?

Pour catégoriser la typologie d’attente, vous pouvez vous demander s’il s’agit :

→ D’être informé sur un sujet particulier

→ D’être consulté dans le cadre de décisions récurrentes, d’un projet, d’une expertise

→ D’être en attente d’un livrable particulier : Analyse d’un projet, Objectifs d’équipes, etc.

→ D’être partie prenante dans la construction d’un projet

• Quelle attente exactement ?

Il faut essayer d’être le plus clair possible sur l’attente en question. Par exemple : mon attente est d’être consulté avant chaque repriorisation des features de la roadmap en cours.

• Pourquoi en ai-je besoin ? → Quel est le résultat attendu ? Bénéfices et risques à ne pas le faire.

Le plus important dans une attente est qu’elle soit comprise par l’autre partie. Expliquer pourquoi cette attente est un vrai besoin pour son rôle ou son équipe permet de créer l’empathie nécéssaire à un compromis. Par exemple : en tant que Directeur Commercial il est nécéssaire que je puisse expliquer à mon équipe pourquoi telle ou telle feature est dépriorisée et donc les préparer au mieux à l’expliquer aux clients.

• Auprès de qui ai-je cette attente ? → Équipe, rôle ?

Dans le cas où les rôles dans l’organisation sont bien définis, il est plus facile de venir directement cibler un rôle. Dans le cas contraire, vous pouvez simplement mettre le nom de l’équipe, ce qui nécessitera de s’entretenir avec le ou la responsable de cette équipe.

• Timeline et fréquence ? → Une seule fois ? Hebdo ? Mensuelle ? à chaque fois que … ?

Avez-vous cette attente uniquement une seule fois, l’attente est-elle récurrente ? Déclenchée par une action ? Essayez de définir au mieux cette donnée temporelle.

• Quel médium privilégié ? → Synchrone ou asynchrone ? Écrit ou oral ?

Enfin vous pouvez proposer un mode de fonctionnement sur un médium privilégié. Cette dernière partie doit être discutée pour trouver le moyen qui convient aux deux parties.

Pour compiler l'ensemble de vos attentes, on vous partager le tableau des attentes

Si vous voulez recevoir le tableau des attentes pour l'utiliser, écrivez-nous à leaderjourney@flythenest.io. 

Comment utiliser au mieux le tableau des attentes ?

1. Il ne s’agit évidement pas d’écrire une liste à la Prévert. Focalisez-vous principalement sur les attentes PRIORITAIRES !
2. Faites-vous aider par une tierce personne pour permettre une prise de recul sur l’aspect prioritaire des attentes.

Cet exercice peut sembler scolaire. Mais il permet de poser une trame commune à partager pour mieux se comprendre. Vous gagnerez du temps et de la fluilidité pour la suite ;)

Étape 2 : Échanger et se synchroniser sur les attentes

A cette étape, vous avez posé votre charge mentale (ça fait du bien, non ?) et l'ensemble des attentes que vous avez envers les autres pôles pour vous permettre d'être serein dans votre rôle.

Il faut donc maintenant croiser les attentes des pôles. Le but est donc de trier les attentes en fonction des différentes équipes. Par exemple, en tant que directeur commercial, j’isole l’ensemble des attentes que j’ai vis-à-vis de l’équipe produit. Le directeur produit fait de même vis-à-vis de l’équipe commerciale.

Le document de proposition est envoyé aux principaux concernés en même temps qu’un créneau entre les deux représentants bloqués dans l’agenda.

 L’invitation dans l’agenda peut ressembler à celle-ci :

Nos derniers conseils de coach avant de vous lancer

• Conseil n°1 : gardez en tête que les outils ne restent que des outils.

Cet exercice doit être réalisé dans une bonne posture, c’est-à-dire avec une volonté réelle de collaborer.

• Conseil n°2 : repartez au maximum d’une page blanche en valorisant ce qui fonctionne dans la relation.

Il est fort probable que si vous lisez ces lignes, vous avez déjà eu des frictions liées aux relations avec d’autres pôles. C’est le moment de s’en sortir et de ne pas s’enliser dans des tensions du passé.

• Conseil n°3 : suspendez votre jugement

Evitez de poser un jugement sur l’autre (”tu ne fais pas ça correctement”, “ce n’est pas le bon processus”, “ça n’a pas de sens”, etc..). Le prisme de l’autre sera sûrement différent. Le risque avec un telle posture : rendre le débat stérile.

• Conseil n°4 : tentez d'être le plus clair et précis possible 

Ce qui est entre vos mains, c’est d’essayer au maximum de rendre vos attentes les plus claires possibles en expliquant pourquoi elles sont importantes dans le bon fonctionnement de votre rôle ou de votre équipe.

Si vous aves des questions, écrivez-nous : leaderjourney@flythenest.io

On vous aidera avec plaisir !