6 actions indispensables pour réussir les onboarding au sein de votre entreprise

L’onboarding est un processus crucial dans une organisation. Malheureusement, il est bien souvent minimisé ou oublié, par faute de temps ou par méconnaissance de son importance.

Comme vous devez le savoir si vous avez déjà monté une équipe, la phase de recrutement peut être complexe, chronophage et parfois coûteuse. Lorsque vous avez enfin trouvé le candidat idéal, il serait dommage de rater son arrivée et la magnifique opportunité de créer un lien fort tout de suite. La première impression est cruciale, il est bien plus simple de créer tout de suite les bons liens de la collaboration plutôt que de devoir les rattraper plus tard.

Les bénéfices d’un bon onboarding sont multiples :

• montée en compétence efficace des nouveaux collaborateurs
• compréhension et intégration rapide de la culture de l’entreprise (par ici pour en savoir plus sur la culture d’entreprise)
• création d’un sentiment d’appartenance et d’un bon esprit d’équipe
• boost de l’engagement du collaborateur
• création de la confiance
• diminution du taux de turnover et réduction des coûts liés au recrutement et à la formation des nouveaux employés

Deux chiffres à avoir en tête :

• 80% des collaborateurs se posent la question de quitter l’entreprise ou non dans les 6 premiers mois et un bon onboarding augmente de 60% les chances de rester
• Les collaborateurs intégrés avec un onboarding efficace ont 70% plus de chance de rester trois ans dans l’entreprise.

Voici différentes actions qui ont un impact fort sur un onboarding réussi.

Il ne s’agit pas forcément de les copier-coller et d’absolument toutes les faire. Nous vous recommandons de vous en inspirer et des les adapter à votre contexte et avec les moyens que vous avez.

Celle-ci peut paraître évidente dans la théorie mais elle est tellement souvent ratée dans les faits. Il s’agit principalement que :

• l’administratif soit terminé et en ordre
• le poste de travail soit préparé
• tous les accès soient opérationnels
• le collaborateur se sente considéré et rassuré

Quelques idées :

• On peut envoyer quelques mails en amont pour manifester notre enthousiasme à l’arrivée du collaborateur mais également pour le rassurer sur le déroulé des premiers jours. Des choses triviales mais qui rassurent : code vestimentaire, qui va m’accueillir et à quelle heure, de quel matériel j’ai besoin, comment je vais manger le midi et avec qui, à quelle heure vais-je finir, etc..
• On peut également prévoir un appel téléphonique pour répondre à ses interrogations sur son arrivée
• Lorsqu’il y a un temps conséquent entre la process de recrutement et l’arrivée du collaborateur, on peut envisager de l’inviter à certains temps d’équipe : verre d’équipe, déjeuner, etc.
• Lorsque la culture s’y prête : l’envoi d’un welcome pack contenant des goodies de l’organisation
• Envoyer de la documentation intéressante en amont (mais que cela reste léger, on ne veut pas créer un effet “on te fait travailler avant l’heure”). Par exemple : un trombinoscope et les fiches de rôles de l’équipe, quelques présentations impactantes et parlantes, etc.

Effet recherché : “ils ont bien prévu mon arrivée, je me sens attendu et bien accueilli”

Dans un monde idéal, on préconise de prévoir les deux premières semaines d’un collaborateur. On essaye d’éviter l’effet “je me retrouve derrière mon écran et je ne sais pas bien quoi faire”.

On prévoit ce qu’on veut transmettre à la personne, qui va le faire et quand. Il existe plusieurs catégories de transmission:

• Les hard skills : toute compétence technique sur lequel le collaborateur doit monter en compétence
• L’organisation de l’entreprise : les réunions/rituels et leurs objectifs, les process, l’organisation des équipes
• La culture d’entreprise : les valeurs, la raison d’être, les comportements spécifiques, les moments particuliers
• Les informations importantes de l’entreprise : la mission, les chiffres clés, l’historique, les enjeux actuels, les focus du moment, la vision moyen terme
• Présentation des personnes et des services : rôle, responsabilités, interactions

On essaye de lui faire rencontrer un maximum de personnes et d’avoir le plus d’interactions possibles. On vise :

• 70% à 80% de rencontres et de transmission
• 20 à 30% de temps seul sur son poste pour prendre ses marques, intégrer ce qu’il a vu et souffler un peu.

Effet recherché : “je sais ce que je vais faire pendant mes deux première semaines, je suis rassuré”

En tant que manager nous prônons toujours de créer et de maintenir à jour une fiche de rôle claire. Et bien vous pouvez l’initier dès l’onboarding. Explicitez très clairement ce que vous attendez de la personne au bout de cette période d’onboarding (qui va généralement durer entre 2 et 6 mois). Par exemple :

• les résultats attendus au bout de X mois
• les savoirs acquis
• les relations nouées
• l’appropriation de la culture
• etc.

Effet recherché : “je sais ce qu’on attend de moi d’ici X mois, je sais sur quoi je dois concentrer mes efforts, les attentes sont claires”

Pour tout de suite créer un lien de confiance fort et pour initier les futurs 1-1, nous recommandons de multiplier les temps d’échange au départ. Cela vise à créer une relation basée sur les feedbacks, l’écoute et la transparence.

Durant la première semaine on peut envisager un appel par jour en fin de journée, puis 2 à 3 fois par semaine pour les semaines suivantes, jusqu’à arriver sur le rythme de 1-1 normal.

Des exemples de questions :

• Comment tu te sens ? Comment ça s’est passé aujourd’hui ?
• Qu’est ce qui te donne de l’énergie ? Qu’est ce qui te prend de l’énergie ?
• Qu’est ce que t’as surpris ?
• Qu’est ce que tu ne comprends pas ? Sur quoi tu veux des détails ?
• Est-ce que les challenges que tu rencontres te motivent ? Y a-t-il des choses que tu voudrais apprendre ?

Effet recherché : “mon manager fait attention à moi, il prend le temps de m’embarquer comme il faut, je sens que je peux compter sur lui”

Ce n’est pas parce que vous êtes le manager que vous devez tout expliquer, bien au contraire ! Pensez à impliquer chaque membre de l’équipe dans l’onboarding et la montée en compétence du nouveau collaborateur.

Cela a plusieurs avantages :

• valoriser l’expertise de la personne de l’équipe qui va transmettre un savoir (”tiens, c’est toi le plus expert sur ce sujet, tu veux bien le transmettre au nouveau ?”).
• créer du lien instantanément, la personne qui transmet est fier d’aider et le nouveau collaborateur est reconnaissant. Tout cela permet de tout de suite bâtir l’esprit d’équipe et de collaboration.
• gagner du temps ! Cela vous libère du temps et répartit la charge de l’onboarding sur toute l’équipe (le côté chronophage de l’onboarding est l’une des principales raisons de son oubli).

Dans la même idée, vous pouvez attribuer un “mentor” ou un “parrain” au collaborateur. Cette personne sera là pour répondre à toutes ses questions du quotidien et mettra une intention particulière à bien l’intégrer au reste de l’équipe (présentation, intégration au déjeuner, etc.).

Effet recherché : “tout le monde m’aide à monter en compétence, je me sens bien intégré dans l’équipe, il y a un vrai esprit d’équipe ici”

Prévoir plusieurs temps de feedbacks est essentiel et a plusieurs objectifs :

• Recevoir les feedbacks du nouveau collaborateur sur son onboarding et ajuster. Rien n’est jamais parfait et il y aura sûrement quelques manquements. Si vous créez le bon cadre et que la personne se sent assez en sécurité psychologique, elle pourra vous dire ce dont elle a besoin pour encore mieux s’intégrer ou monter en compétence.
• Recevoir un rapport d’étonnement du nouveau collaborateur sur l’équipe, l’organisation ou l’activité. Une vision fraîche est toujours très instructive et peut donner des pistes très pertinentes pour faire évoluer l’organisation.
• Faire du feedback au nouveau collaborateur. Si on perçoit un manquement quelque part, inutile d’attendre des mois avant de le mentionner, autant l’aborder tout de suite et éviter que la personne parte dans la mauvaise direction. A l’inverse, si des points sont positifs, il est important de les décrire pour garder la personne engagée et la faire continuer dans cette direction.

Effet recherché : “mon avis compte, je me sens écouté, on me dit ce qui est bien et ce que je dois améliorer chez moi”

On vous en dit encore plus sur le feedback dans cet article.

Vous l’avez compris un bon onboading c’est un onboarding préparé, personnalisé et suivi dans la durée. Ça vous prendra du temps. Mais ces 6 actions sont des clés vers une intégration réussie.

On vous souhaite d’excellents onboardings à venir !

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