Nos meilleurs astuces pour organiser un séminaire

Qu'on l'appelle séminaire, team building ou offsite, vous en avez très certainement prévu un pour rassembler toute votre équipe à l'été ou à la rentrée ! 

Pour faire de ces quelques jours un moment à la fois fédérateur, original et productif, voici nos meilleures astuces pour réaliser votre séminaire dans les meilleures conditions... car oui, la forme d'un séminaire compte autant que le fond ! 

Une petite marche avec vos collègues en pleine nature, ça change du quotidien, non ? Au-delà de faire respirer l'esprit, réaliser certains ateliers ou réunions en marchant permet de casser le rythme journées à rallonge et de stimuler la créativité. 

Nous nous sommes prêtés à l’expérience lors de notre dernier séminaire d’équipe à Cancale. Pendant cette heure de marche, par groupe de 3-4 personnes, nous avons appris à nous connaître en suivant ce plan :

1. Premier quart d’heure : l’enfance
2. Deuxième quart d’heure : l’adolescence
3. Troisième quart d’heure : les études supérieures
4. Quatrième quart d’heure : la dernière décennie vécue

Pour construire cette marche en plusieurs temps pour retracer nos histoires personnelles, nous nous sommes inspirés du Deep Time Walk imaginé par le collectif du Schumacher College.

Cet atelier en marchant a été une véritable bouffée d'air frais au milieu d’une journée d’ateliers. Faire certaines réunions en marchant permet de sortir de la routine et d'explorer de nouvelles voies, tout en bénéficiant des bienfaits d'une activité physique douce. Fractionner le temps de parcours en sujet ou thématiques permet aussi de travailler différemment.

Alors, prêts à sortir des sentiers battus ? 

Lorsque vous organisez un séminaire d'équipe, avoir un thème fil rouge peut être un moyen puissant de créer une expérience cohérente et mémorable. Un thème fil rouge peut prendre de nombreuses formes : une métaphore inspirante, un concept créatif ou même un symbole fort. Votre thème servira alors de guide pour la planification de vos activités, des sessions de travail et des moments de détente, une bonne astuce pour créer un séminaire riche en surprises et en bons moments, tout en conservant du temps pour travailler sur des sujets de fond. 

Cette année, nous avons choisi comme thème : LA TÉLÉ ! 

Concrètement, ça s'est traduit par : 

• Des présentateurs de choc pour introduire le programme des trois jours
• Une grille de programme envoyée chaque matin pour que les participants choisissent sur quel atelier ils iront dans la journée (eh oui, à 25 on fait des ateliers en parallèle pour être plus efficaces et éviter la plénière de 3 jours qui assomme tout le monde !)
• Des envoyées (très) spéciales pour revenir sur les temps forts des différents ateliers façon JT et ainsi permettre à chacun et chacune d'être au fait des éléments clés issus des ateliers qui se déroulaient en parallèle 
• Des animations qui reprennent de célèbres émissions TV (Carte aux Trésors, Hit Machine, Top Chef…)

Succès garanti !

Loin d'être un simple détail, bien choisir son lieu de séminaire est essentiel : c’est créer un environnement qui favorisera l'apprentissage, la collaboration et l'engagement. 

Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix d'un lieu de séminaire :

1. L'emplacement : Le lieu est-il facilement accessible pour tous les participants ? Un emplacement pratique peut faire une grande différence en termes de participation et de logistique.
    
2.  La capacité : Le lieu a-t-il la capacité d'accueillir confortablement le nombre de participants attendus ? Il est important de trouver un espace qui ne soit ni trop exigu ni trop grand, afin de favoriser les interactions et l'engagement des participants.
    
3.  Les infrastructures et équipements : Évaluez les installations disponibles sur le lieu. Dispose-t-il de salles de réunion, d'aménagements confortables, d'une connexion Wi-Fi fiable, d'écrans ou vidéo-projecteurs ? Cela contribue nettement à l'expérience globale !
    
4. L'ambiance et l'atmosphère : Tenez compte de l'ambiance et du style du lieu. Est-il en harmonie avec votre culture d’équipe et le thème de votre séminaire ? On ne le répètera jamais assez, mais pour bien travailler il vous faut un endroit agréable et lumineux ! Fini les journée de travail dans des jolies salles sans fenêtre !
    
5. Le budget : Bien sûr, le budget joue un rôle important dans la prise de décision. Évaluez les coûts associés au lieu, y compris les frais de location, les services supplémentaires et les éventuels frais cachés. Et souvenez-vous qu'un bon lieu de séminaire n'est pas nécessairement un lieu luxueux ! Une petite maison en pleine campagne où vous cuisinerez ensemble peut être tout à fait adaptée. 
   
   N'oubliez pas que le choix du bon lieu est une décision qui peut avoir un impact significatif sur la réussite de votre séminaire. En évaluant soigneusement ces critères et en les alignant sur vos objectifs, vous pouvez créer un environnement inspirant et productif pour vos participants.

Vos séminaires sont l’occasion de vous féliciter les uns les autres, de vous rappeler pourquoi vous aimez travailler ensemble, ou encore pour vous remercier, ne vous-en privez pas !

Voici quelques idées testées et approuvées pour s'envoyer du love, sans que cela reste circonscrit à quelques copains au sein de l'équipe !

Suivez le guide : 

1. La boîte à Chaudoudoux 

   Comme son nom l’indique, un chaudoudoux c’est doux, ça réchauffe le coeur, ça fait du bien… C'est un merci, un bravo ou tout autre mot doux que l'on écrit à l'un(e) de ses collègues.
   Le fonctionnement est très simple : chacun écrit ses chaudoudoux sur des post-it, plie les post-it en y inscrivant le nom de la personne concernée, et les glisse dans une boîte prévue à cet effet. On distribuera le soir les chaudoudoux récoltés tout au long de la journée.

   NB : managers et leaders, soyez attentifs à distribuer largement vos chaudoudoux, notamment aux personnes qui seraient un peu moins bien intégrées dans l'équipe !

2. La farandole des Chaudoudoux
   Même principe, sauf qu’au lieu de glisser vos chaudoudoux dans une boîte, vous les collez directement dans le dos de la personne concernée, à la façon d’un poisson d’avril. A faire tous en même temps, pour voir se créer un joyeux bazar !
    
3. Les cadeaux au collectif
   En équipe ou en solo, chacun apporte un cadeau à destination du collectif, de l'équipe. Ici, c'est tout particulièrement l'intention qui compte et la créativité est la bienvenue : chanson, douceurs chocolatées, jeu de société, bricolages, trombinoscope rigolo, partage de lectures inspirantes, etc...
    
4. Les Love Awards
   En amont du séminaire, envoyez un petit questionnaire à toute l'équipe afin que chacun décerne un "Love Award" à une autre personne : le ou la plus aux petits soins, le ou la plus drôle, le ou la plus... A vous de trouver les awards que vous voulez mettre en lumière !

Vous avez besoin d'un coup de main pour imaginer votre séminaire, autour de sujets de raison d'être, de culture ou de stratégie d'entreprise ? N'hésitez pas à nous contacter pour un échange en visio ou autour d"un café !