Notre indispensable pour accompagner chaque personne de votre équipe : la fiche de rôle.
Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation où un collaborateur ne comprenait pas bien les périmètres de son poste ? Où vous attendiez quelque chose de sa part mais lui ne considérait pas que ça relevait de sa fonction (que ce soit une tâche, un comportement, une prise d’initiative, de l’autonomie, etc.) ?
Cette nouvelle responsabilité que vous attendiez de lui vous semblait naturelle dans son évolution mais elle n’était précisée nulle part – et sûrement pas dans sa fiche de poste vieille de plusieurs années.
Dans ces conditions, compliqué de lui faire un feedback constructif, qu’il allait comprendre et accepter !
Avec la fiche de rôle, c’est fini. Plus de flou, plus de tâtonnement.
Allez, on vous présente la fiche de rôle ?
La fiche de rôle : le topo
Définir de manière précise le rôle d’un collaborateur est l’un des ingrédients principaux d’un management réussi, c’est le référentiel commun qui permet d’être sûr de bien se comprendre.
La fiche de rôle est un référentiel commun entre l’individu, le manager et l’organisation. Chacun connaît les attentes de l’autre. Le cadre de travail et le parcours de progression sont clairs.
Managé, vous serez au clair sur vos responsabilités et votre trajectoire potentielle.
Manager, vous suivrez sans peine la montée en compétence de chacun, vous serez à l’aise pour les évaluations, vous pourrez projeter votre équipe et votre équipe se projettera,… In fine, être manager sera plus facile pour vous !
Pas figée, la fiche de rôle évolue en même temps que votre collaborateur.
A chaque étape de son parcours, la fiche de rôle sera un excellent guide : depuis le recrutement (“de quelles compétences a-t-on besoin ? quelles seront ses responsabilités?…”), à l’intégration (“qu’est-ce que j’attends de lui d’ici la fin de sa période d’essai ?”), en passant par son développement (“quels sont ses objectifs pour progresser ? vers quelles nouvelles responsabilités peut-il aller ?…”) et jusqu’à son départ.
Pour nous, la fiche de rôle est un must have pour toute “l’employee journey”.
OK… mais alors comment on la remplit ?
Notre préco : commencez par compléter cette fiche de rôle chacun de votre côté. Puis mettez en commun et discutez-en : quels sont les écarts ? Pourquoi ?
Après avoir convergé, vous aurez une base pour les mois et années à venir. Pour qu’elle reste au plus proche de la réalité, actualisez-la régulièrement.
Nb pour les managers : Cette fiche ne sera pas utile que pour votre équipe. Essayez de faire votre propre fiche de rôle, vous verrez ce n’est pas si facile mais c’est intéressant.
On l’avoue… La fiche de rôle c’est un peu notre b.a.-ba chez Leader Journey.
On l’adore. On l’utilise dans 95% de nos accompagnements. Mais, ce n’est pas une recette magique.
La clé ? L’utiliser régulièrement et l’intégrer dans les processus et moments de suivi de votre collaborateur : one-to-one, entretiens annuels, onboarding, validation de période d’essai…
C’est simple : (Routine x Pratique)² = Impact Maximal
Vous aussi, vous ne pourrez plus vous passer de la fiche de rôle, on en fait le pari !
Et si vous ne devenez pas accros, écrivez-nous : on a envie de comprendre !
Mode d’emploi de la Fiche de rôle
On vous explique chaque section en détail pour compléter votre fiche rôle !
On se place du point de vue du collaborateur qui complète sa fiche de rôle. Et on y ajoute quelques reco en plus pour les managers.
Prêt ? C’est partiii !
Aperçu des différents sections :
| N° | Section | Les questions associées |
|---|---|---|
| 1 | La raison d’être du rôle | Quelle est sa mission primaire ? Pourquoi ce rôle existe-t-il ? |
| 2 | Mon positionnement dans l’organisation | 1. Qui sont ses pairs ? Ses managés ? Son management ? Etc. 2. Quelles sont les attentes des autres pôles vis-à-vis de mon rôle/pôle ? Et inversement, quelles sont mes attentes vis-à-vis d’eux ? |
| 3 | Les responsabilités actuelles | Quelles sont les principales responsabilités que j’assume déjà au quotidien au sein de mon environnement? |
| 4 | Les résultats récurrents | Qu’est-ce qui me permet de savoir si je remplis mes responsabilités actuelles ? |
| 5 | Les responsabilités de demain | Quelles sont les principales responsabilités que je voudrais/devrais assumer demain au sein de mon environnement ? |
| 6 | Les objectifs de progression | Qu’est-ce qu’il me manque pour prétendre à cette responsabilité ? |
| 7 | Savoir-faire & Savoir-être | Quels savoir-faire et savoir-être dois-je mobiliser dans mon rôle ? |
| 8 | Les comportements culturels | Pour telle valeur, comment je peux l’appliquer dans mon rôle ? |
1. La raison d’être du rôle : ma place au sein de l’organisation
Ici pensez au but ultime de ce rôle au sein de l’organisation : Quelle est sa mission primaire ? Pourquoi ce rôle existe-t-il ?
Pour vous positionner et agir au quotidien, vous avez besoin de savoir à quoi vous contribuez. C’est indispensable pour développer votre autonomie !
2. Mon positionnement dans l’organisation : comprendre mon environnement pour le fluidifier
Là, décrivez l’environnement du rôle.
Pour commencer : qui sont ses pairs ? Ses managés ? Son management ? Etc.
Et pour aller plus loin, décrivez les différents flux autour du rôle : quelles sont les attentes des autres pôles vis-à-vis de mon rôle/pôle ? Et inversement, quelles sont mes attentes vis-à-vis d’eux ?
Nous sommes souvent clients, fournisseurs et même goulots d’étranglement pour d’autres pôles. Des attentes pas remplies, c’est un risque de frictions à n’en pas douter.
| Type d’attente | Quoi ? Quelle Info | Pourquoi ? | Auprès de qui ? | À quelle fréquence ? | Quel medium / moyen ? |
|---|---|---|---|---|---|
| Informationnelle | Remontées bugs | Prioriser la roadmap maintenance | Équipe Tech | Chaque lundi | À co-construire avec l’équipe |
3. Les responsabilités actuelles : embrasser et assumer les attentes de l’organisation
Une responsabilité, c’est ce que l’organisation attend de moi.
Demandez-vous : quelles sont les principales responsabilités que j’assume déjà au quotidien au sein de mon environnement ?
Exemple : “Être garant du pilotage de l’état de santé économique de mon équipe”. Dans cet exemple, pour que l’organisation soit viable, il est nécessaire que ce rôle (l’individu qui l’incarne) puisse identifier les indicateurs clés de son équipe, les piloter et alerter sur les indicateurs choisis le cas échéant.
Une responsabilité reste large et peut englober une multitude de tâches. Notez uniquement les responsabilités dans cette fiche, ne détaillez pas les tâches. L’importance est l’atteinte de la responsabilité dans son ensemble (vs. de chaque tâche).
Notre reco : 5 à 10 responsabilités. Au-delà, c’est trop complexe à piloter.
Ne tombez pas dans le piège : ne fantasmez pas vos responsabilités actuelles. Elles sont le reflet de ce que vous êtes effectivement en capacité de réaliser à date.
4. Les résultats récurrents : m’évaluer en continu
Ici, identifiez les éléments qui vous permettront de mesurer en continu le maintien de la responsabilité : qu’est-ce qui me permet de savoir si je remplis mes responsabilités actuelles ?
Reprenons notre exemple “être garant du pilotage de l’état de santé économique de mon équipe”.
Un résultat récurrent peut être : “Les indicateurs sont à jour chaque lundi. Une alerte est remontée à chaque fois qu’un des indicateurs tombe en dessous d’un certain seuil.”
Ne cherchez pas à créer le KPI parfait ! Trouvez l’élément de mesure adapté au contexte. Soyez créatif !
Et rappelez-vous : un résultat récurrent exprime une récurrence – c’est dans le nom comme ça plus de chance de s’en rappeler ! On vient donc le constater régulièrement – au contraire des objectifs de progression qui sont plutôt l’atteinte d’un jalon particulier (ça c’est un peu plus bas).
5. Les responsabilités de demain : me projeter dans mon évolution
Une responsabilité de demain est votre état désiré à court terme.
Demandez-vous : quelles sont les principales responsabilités que je voudrais/devrais assumer demain au sein de mon environnement ?
Exemple : “Je suis garant de l’évolution et de la progression de Madeleine (afin de commencer avec un périmètre réduit)”
Le petit + : identifiez quelle direction vous donne le plus envie :
- Managériale = tendre demain vers des missions de management.
- Expertise = tendre vers une spécialisation de votre expertise (partage de savoirs, capitalisation, etc.)
- Entrepreneuriale : avec un profil “couteau suisse”, tendre vers un rôle “entrepreneur” dans le lancement de nouveaux produits, géographies, etc.
Alors, quelle serait l’évolution “classique” de ce rôle dans la croissance ? Avec quelles nouvelles responsabilités ?
Nb pour les managers : des parcours d’évolution clairs, c’est aujourd’hui ce qui manque le plus souvent au sein d’organisations en croissance. En projetant les responsabilités de vos collaborateurs, vous agissez sur l’engagement et la rétention de votre organisation. Votre collaborateur se projette dans son évolution, vous l’anticipez ensemble et la transition est fluide.
6. Les objectifs de progression : évoluer pas à pas
Les objectifs de progression servent à objectiver :
- L’atteinte d’une nouvelle responsabilité
- La montée en compétence sur un savoir-faire
- La modification ou l’apprentissage d’un savoir-être
La question est donc : Qu’est-ce qu’il me manque pour prétendre à cette responsabilité ?
Reprenons notre exemple : “Je suis garant de l’évolution et de la progression de Madeleine” (afin de commencer avec un périmètre réduit)”
Un objectif de progression peut être :
“Dans 6 mois, j’ai réussi à cadrer l’accompagnement de Madeleine, elle est satisfaite de mon management, je me sens prêt à manager plus de personnes :
- Je sais fixer des objectifs individuels et les piloter sur un cycle
- Je peux exprimer un feed-back positif et correctif et identifier un plan d’action
- La note de satisfaction de Madeleine est supérieure à ?”
Si on prend un 2e exemple : vous devez acquérir la maîtrise de l’outil Sales Force, l’objectif peut être : “Je maîtrise la synthèse des données et je peux l’apprendre à un autre collaborateur”.
Vous pouvez le décliner en indicateurs de mesure :
- J’ai passé la certification niveau 3 de Sales Force
- J’ai effectivement appris à quelqu’un d’autre à s’en servir
Ainsi, pour un objectif centré sur la montée en compétence sur un savoir-faire, vous pouvez découper ce savoir-faire en plusieurs “achievements”.
Notre reco : n’essayez pas de trouver 1 500 objectifs. Contentez-vous de 3 à 5 sur une période de 6 mois en les suivant régulièrement !
Les objectifs de progression individuels doivent être ENGAGEANTS !
Nous avons tous connaissance de méthodologies permettant la bonne définition d’objectifs. Pourtant nous rencontrons rarement au sein de nos accompagnements des managers formés ou sachants réellement créer des objectifs pertinents qui ne se limitent pas aux objectifs de performance. Mais ça… c’est pour un prochain article : stay tuned
7. Savoir-faire & Savoir-être :
Maîtriser certaines compétences (techniques, outils, gestion de projet, etc.) et pratiquer des savoirs-être (donner et recevoir du feed-back, écoute, etc.) est essentiel pour assurer un rôle.
Quels savoir-faire et savoir-être je dois mobiliser dans mon rôle ?
Notez-les dans cette section – et pas de liste à la Prévert svp !
Si vous vous demandez comment identifier ces compétences, on vous en dit plus ici.
8. Les comportements culturels : incarner la culture au quotidien
Ici, listez les principaux comportements différenciants du rôle et issus du socle de valeurs commun à l’organisation : pour telle valeur, comment je peux l’appliquer dans mon rôle ?
Exemple pour la valeur “Partager pour grandir ensemble” : “au sein de mon équipe je capitalise chaque fin de semaine ce qui m’a permis de gagner du temps et je le partage systématiquement au reste de l’équipe”.
Si vous avez envie d’en découvrir plus sur les valeurs dans une organisation, cliquez ici.
C’est à vous !
On ne va pas vous mentir… Initialiser une fiche de rôle, c’est long. On vous invite à le voir comme un investissement.
La fiche de rôle vous le rendra bien !
En bref, la fiche de rôle c’est…
- Un couteau suisse qui vous permettra de garder un cadre autour de votre accompagnement managérial
- un socle commun qui vous permettra de faire naître plus simplement des objectifs de progression, des retours positifs et à vocation corrective et, qui restera comme relief de la progression de vos managés
- Un investissement de temps qui sera payant s’il arrive à se faire une place dans vos routines de management
Prêt ? C’est à vous !
PS : On a essayé de rendre le plus opérationnel possible cette fiche de rôle sans pour autant vous perdre en chemin. Vous l’avez compris… ce n’est qu’en la pratiquant au maximum que vous pourrez la maîtriser à la perfection. D’ici là, vous nous sollicitez par mail pour éclaircir certains points, ça nous aidera à améliorer cet article <3
