Notre top 5 des bonnes pratiques d’un manager

a choisi Ratatouille pour illustrer tout ça, parce qu’on en avait marre des photos impersonnelles de mecs en costard, et aussi parce que les souris c’est trop mignon ?

Voilà une question qui revient beaucoup lors de nos accompagnements et de nos rendez-vous : “Quelles sont, pour vous, les bonnes pratiques qu’un manager doit absolument maîtriser ?”.

Répondre à cette question n’est jamais évident. On est convaincus de l’importance de l’ultra-personnalisation : à chaque leader sa posture et les outils qui lui conviennent selon son environnement à un instant T.

On s’est quand même prêté à l’exercice et on vous donne notre top 5 des bonnes pratiques d’un manager. On enfonce probablement des portes ouvertes pour certains, mais revenir aux basiques ça fait toujours du bien 

On voit trop de managers et de collaborateurs qui naviguent à l’aveugle. Cela crée des incompréhensions et des quiproquos qui, bien souvent, réduisent les performances et abîment la relation.

La fiche de rôle offre un référentiel commun entre l’individu, le manager et l’organisation. Chacun connaît les attentes de l’autre.

Le cadre de travail est posé. Les objectifs récurrents et de progression sont partagés. Le collaborateur est au clair sur ce qu’il doit réaliser au quotidien et ses axes d’amélioration. Son parcours de progression s’éclaircit.

Hyper efficace pour partir sur de bonnes bases dans la relation manager-collaborateur. Et parfait pour s’y référer lors des points individuels (spoiler de la bonne pratique n°2).

Il est facile de penser que l’on n’en a pas besoin ou que c’est trop chronophage. Or, pour nous, c’est tout sauf du temps perdu. C’est un investissement rentable pour la relation manager-collaborateur et pour l’engagement de ce dernier.

Tellement évident et pourtant tellement oublié. Et on ne vous parle pas de l’entretien annuel ! On vous parle d’un échange centré sur l’individu. C’est ici que s’opère le réel suivi managérial.

Le rythme idéal pour nous : un point toutes les deux semaines minimum, l’idéal étant un par semaine.

Mais alors qu’est-ce qu’on se raconte dans ces points ? Dans ces points, on veut :

• Savoir comment se sent la personne ? “Sur une échelle de 1 à 10 comment vas-tu ? quelle est ta météo du moment ?”
• Savoir comment avancent ses sujets du moment et s’il a besoin d’aide. Et si il y a un sujet opérationnel qui demande du temps pour être résolu, on ne le fait pas ici, on planifie un autre point dédié. “Comment je peux t’aider ?”
• Faire le bilan de la semaine “Raconte-moi ta fierté de la semaine dernière et ton caillou dans la chaussure du moment”
• Passer de l’info sur l’organisation et l’équipe, donner de la vision
• Regarder les objectifs de la fiche de rôle, la mettre à jour et donner des perspectives
• Faire des feedbacks croisés (et ça c’est un spoiler de la bonne pratique n°3)
• Partager les actions à réaliser pour la semaine suivante

Quelques tips pour être sûr de réussir ses points individuels :

• On préfère un point de 20 ou 30 minutes, régulier et bien séparé du reste, plutôt que de mélanger cette intention dans d’autres réunions
• Ne pas annuler un point one-to-one et ne pas commencer en retard (ce temps est aussi important que le reste)
• Être à 100% avec la personne. Ce qui veut dire ne pas se mettre sur un ordinateur ou sur un portable
• Montrer que l’on s’intéresse sincèrement à la discussion et à la personne (d’ailleurs, on vous glisse une excellente lecture sur le sujet). Rappelez-vous le fameux ratio 80% d’écoute et 20% de paroles.
• On le répète au cas où : ne pas être seulement sur l’opérationnel. La priorité : prendre de la hauteur sur le quotidien et être centré sur la personne !

On sera surement amené à écrire un article entier sur ce sujet. (Erwann en avait écrit un il y a quelques années)

Encore une fois, ce conseil qui paraît si évident est trop peu pratiqué. Les causes sont multiples : pudeur, peur de blesser, peur du malaise que peut provoquer la conversation ou encore croyance que cela ne sert à rien car la personne ne changera pas. Bien souvent on a l’impression de l’avoir dit de manière détournée, avec cette pensée “il/elle aurait dû comprendre”.

Dans la réalité, on vit tous avec une carte du monde très différente. Les meilleurs managers sont ceux qui font des retours sincères et authentiques à leurs collaborateurs. Plus que la forme (le fameux “shit sandwich”), c’est l’intention avec laquelle vous le faites qui compte. Posez-vous cette question : “Avec quelle intention je fais ce feedback ? Est-ce avec la profonde intention de faire progresser la personne ?”. Soyez honnête avec vous-même.

Si la réponse est oui, allez-y ! Mais si au fond, la principale motivation est le fait de réprimander l’autre ou d’exprimer votre colère, on vous invite à prendre quelques instants de réflexion et à vous interroger : “quelle intention positive je peux trouver ?”, “En quoi ce feedback aide réellement cette personne à évoluer positivement dans son environnement ?”.

Cette démarche permet d’instaurer une sécurité psychologique dans une équipe. Le bien-être et la performance sont décuplés par des feedbacks constructifs.

Offrir un cadre pour faire progresser ses collaborateurs, c’est l’une des priorités du manager !

Souvent réservée aux équipes “techniques”, la retrospective est pourtant bénéfique à toutes les équipes. Ce rituel d’amélioration continue pose 3 questions (même s’il existe beaucoup de formes différentes) :

• Qu’est-ce qui a bien fonctionné depuis la dernière fois ?
• Qu’est ce qui nous a pris de l’énergie ?
• Comment peut-on s’améliorer ? Quelles actions met-on en place ?

Un format qu’on aime bien qui vient chercher les émotions : le framework “Sad” , “Mad”, “Glad”.

On peut imaginer faire ça tous les mois ou tous les deux mois. Le manager impulse le point mais il n’est pas obligé de prendre la posture de facilitateur. Ce rôle peut être pris par une personne de l’équipe et peut tourner régulièrement.

La rétro pousse l’équipe à s’améliorer. Elle fait également émerger rapidement les problèmes ou tensions qu’il pourrait y avoir au sein de l’équipe. N’oubliez pas de repartir avec des actions précises et des porteurs pour chacune !

La rétro crée un espace où chacun peut s’exprimer et être entendu par tout le monde (les entretiens individuels remplissent également ce rôle lorsque la personne n’est pas à l’aise de le partager à l’équipe).

Il s’agit dans la majorité des cas d’un point d’équipe hebdomadaire. Il permet de s’assurer que tout le monde reste aligné et au bon niveau d’information sur les activités de l’équipe et de l’organisation.

Le manager peut :

• réexprimer des éléments de vision de l’équipe
• Informer de ce qu’il reste à faire et comment l’équipe va s’organiser pour y arriver
• présenter l’évolution des KPIs de l’équipe
• passer de l’information descendante concernant l’organisation
• évoquer les besoins sur des sujets transverses ou sur des problématiques en cours

Les collaborateurs peuvent :

• donner une vue globale de leurs sujets opérationnels du moment
• exprimer des difficultés et les demandes d’aides associées
• poser des questions concernant l’équipe ou l’organisation

Il est important de cadrer ce point de manière à ne pas partir dans de grands débats ou dans une approche trop détaillée de certains sujets. Gardez en tête que personne ne doit jamais décrocher en se disant “cela ne me concerne pas”, il est donc important de définir la bonne granularité d’information à transmettre.

Et clôturer avec le célèbre ROTI (return on time invested – vote à main levée) est toujours diablement efficace pour avoir un feedback direct sur le point d’équipe.

Cette liste de 5 pratiques, on aurait pu l’étendre encore et encore. D’autres pratiques et rituels existent et sont tout aussi efficaces et impactants. Il s’agit de les adapter à son contexte.

Mais si vous ne savez pas par où commencer pour développer une équipe épanouie et performante, vous pouvez démarrer par ce top 5